إدارة المعرفة هي نهج منظم تستخدمه المنظمات لجمع وحفظ وإنشاء ومشاركة المعرفة. وتعتبر إدارة المعرفة قدرة أساسية يجب ان تبنيها كافة المنظمات بغض النظر عن حجمها أو مجال تخصصها. وأصبحت المؤسسات اليوم تنظر اليها على انها أداة مهمة للحفاظ على الميزة التنافسية ، وتحسين الأداء المؤسسي ، وتحقيق التميز وذلك بسبب علاقتها الإيجابية المهمة مع معظم مؤشرات الأداء الرئيسية والمقاييس الأخرى المستخدمة لقياس الأداء في المنظمات.
تستلزم إدارة المعرفة وجود الأشخاص والتكنولوجيا والعمليات المطلوبة لإدارة ومشاركة المعلومات والمعارف الحيوية التي يحتاجها الموظفون من خلال إنشاء أرشيف معرفي أو قاعدة بيانات يمكن للموظفين الرجوع إليها عندما يطلبون معلومات محددة أو يريدون الإجابة الصحيحة على سؤال محدد .
تجمع المنظمات معرفتها من مصادر داخلية وخارجية مختلفة. المصدران الرئيسيان لإدارة المعرفة هما:
- المعرفة الضمنية. مهارات رأس المال البشري للمنظمة والكفاءات والدراية والمعرفة السياقية.
- المعرفة الصريحة. المعرفة الممثلة في أدوات وعمليات وأنظمة وأدلة المنظمة.
أدوات إدارة المعرفة الشائعة هي:
- مستودعات المحتوى مثل أنظمة إدارة المحتوى وأنظمة إدارة المستندات ومحركات البحث والبيانات الضخمة وأنظمة المحتوى السحابي وإدارة ملفات الوسائط المتعددة.
- تكنولوجيا الذكاء الاصطناعي مثل الأنظمة الخبيرة وأنظمة التعلم.
- أدوات الاتصال والتعاون مثل الشبكات الاجتماعية ، ومجتمعات الممارسة ، والتوجيه ، والأنشطة التعاونية ، ومساعدة الأقران ، والبريد الإلكتروني ، والمراسلة الفورية ، والاجتماع عن بُعد ، ومؤتمرات الفيديو ، وتقويم البرامج الجماعية ، واللوحات البيضاء ، وأنظمة دعم القرار ، والإنترانت والإكسترانت ، وإدارة علاقات العملاء ، وتخطيط موارد المؤسسات الأنظمة.
- أنظمة التعلم مثل التعلم عن بعد والتعليم الإلكتروني والتدريب عبر الإنترنت.
- أدوات تحليل المعرفة مثل أدوات رسم الخرائط المعرفية وأنظمة مخزون مهارات الموارد البشرية ومخططات عملية المعرفة ونماذج تقييم النضج.
دور إدارة المعرفة في تحقيق التميز المؤسسي
غالبًا ما يُعتقد أن التميز المؤسسي يتطلب السرعة في أداء أنشطة العمل ومبادرات التغيير ، وإدارة التعقيدات ، والمرونة التنظيمية ، والشعور بما حدث في الماضي في سياق مناسب ، والحكم الفعال على أساس المعلومات والمعرفة الموثوقة. فيما يلي بعض الأمثلة عن كيفية تأثير إدارة المعرفة على التميز التنظيمي:
- خدمة عملاء أفضل: من خلال إنشاء منصة معرفة أفضل لتخزين المعلومات واستردادها ، يمكن للمؤسسات تقليل وقت الاستجابة للعملاء بشكل كبير وتحديد احتياجات العملاء والسوق وإنشاء خدمات جديدة ومحسنة.
- تبادل الأفكار: تعزز إدارة المعرفة تبادل الأفكار بين الموظفين مما يشجع في كثير من الأحيان على الابتكار. عندما نسمح بمشاركة المعلومات ، نسمح للموظفين بالتعلم والمشاركة في حوار مفتوح يلهم التفكير الإبداعي وحل المشكلات.
- تحسين العلاقات: يمكن للطريقة التي توفرها إدارة المعرفة لتبادل المعلومات ونقلها بين الموظفين أن تخلق بيئة عمل ودية تسهل التعاون والعمل الجماعي.
- خفض التكلفة: تعمل إدارة المعرفة الجيدة كذاكرة جماعية. تتيح إدارة المعرفة للموظفين تبادل الأفكار والاقتراحات والخبرات مما يوفر الوقت ويقلل من تكاليف المشاريع. عند اكتمال العملية ، أو إنشاء مستند ، يمكن حفظه في قاعدة بيانات للإشارة إليه عند الحاجة ، مما يوفر الوقت وتكلفة الجهود المتكررة. يساعد تبادل المعلومات في إبراز التحسين المطلوب مما يعني تجنب الأخطاء التي يحتمل أن تكون مكلفة. بالإضافة إلى ذلك ، تستخدم المنظمة خبراتها الداخلية ، مما يوفر تكلفة جلب الخبرة الخارجية.
- تحسين الجودة: لقد ثبت أن إدارة المعرفة تقلل من تكرار الأخطاء. تضمن مشاركة المعرفة أن جميع الموظفين مسؤولون عن جودة عملهم ويشاركون ويستخدمون نفس المعلومات لإنتاج سلع أو خدمات.
- زيادة المبيعات: يمكن أن تساعد مشاركة المعرفة المؤسسات على زيادة المبيعات. عند التعامل مع عميل ، سيتمكن أي موظف من الوصول إلى المعلومات الصحيحة ، والاستجابة على الفور للعميل مما يقلل من دورة المبيعات ، ويزيد من رضا العملاء ويضمن استمرار العمل.
